Una soluzione efficace per abbattere i costi fissi di un FAX migliorandone il servizio, utilizzando linee VoIP e un Sip Fax Exchange per inviare e ricevere FAX tramite email.
Una costante tra i costi aziendali è costituita dalle spese di mantenimento di una linea dedicata al FAX. Oltre al canone mensile, il servizio FAX implica costi di manutenzione e gestione (inchiostro, carta e manutenzione fisica degli apparati). Inoltre parte della propria giornata lavorativa è impiegata nell’attesa dell’esito del corretto invio dei FAX, con il conseguente allontanamento dalle proprie postazioni di lavoro.
La soluzione consiste nell’adozione di un dispositivo software o hardware che faccia da FAX Exchange verso i Mail Server. Sul mercato vi sono diverse soluzioni di FAX Server, principalmente in forma di software, interfacciabili tramite email. Alcuni di questi supportano anche linee VoIP, ovvero le linee telefoniche che utilizzano la rete Internet per interconnettersi alla rete telefonica tradizionale.
La proposta di Teleuco per migliorare l’utilizzo dei FAX si chiama Teleuco SAX (Sip Fax eXchange), e consiste in un dispositivo hardware da inserire nella propria rete interna (LAN). Il suo essere una soluzione hardware ha il vantaggio di esonerarci da problematiche di installazione e compatibilità software; il non dover ripristinare il tutto in caso di infezione da virus sulle nostre postazioni PC; un’unica e rapida attivazione del dispositivo ed il servizio è già disponibile per tutti i PC della nostra rete interna.
Inoltre Teleuco SAX supporta in maniera nativa le linee VoIP, quindi non dobbiamo pagare altri canoni per le linee dedicate al FAX. Serve solo la connessione ad Internet, e si possono ricevere i FAX ad normale numero telefonico (ad esempio 06 123456789).
Digitalizza automaticamente i documenti FAX convertendoli in formato PDF, agevolandoci nell’archiviazione degli stessi. Risulta assai più facile ed economico gestire un archivio di file piuttosto che di fogli di carta.
Non dobbiamo aspettare davanti al dispositivo FAX che la trasmissione vada a buon fine, per poi attendere la stampa del rapporto di trasmissione: con Teleuco SAX inviamo il documento FAX come una email, quando la trasmissione è completata (o i vari eventuali tentativi in caso di numero occupato o altri errori), riceviamo una email con il rapporto dettagliato.
Non serve essere fisicamente in ufficio per ricevere un documento FAX: riceviamo i FAX direttamente nella nostra casella email, come allegato PDF, quindi possiamo leggerli ovunque ci sia una connessione Internet e con qualunque dispositivo che ci consenta di leggere le nostre email con allegati PDF (ad esempio PC, Palmari o Smart Phone).
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